Per contrastare il fenomeno delle frodi Iva comunitarie è diventato operativo l’archivio informatico denominato “ VIES ” (anagrafe delle partite Iva comunitarie). Il sistema VIES è un elenco, gestito a livello comunitario, nel quale rientrano tutti gli operatori comunitari, autorizzati dai rispettivi stati di appartenenza, ad operare in ambito comunitario (cessioni e acquisti di beni nei 26 stati della comunità europea).

L’iscrizione nell’elenco VIES, per coloro che iniziano l’attività, sarà necessario compilare nei modelli AA7 o AA9 i quadri relativi alle operazioni intracomunitarie, indicando l’ammontare presunto degli acquisti e delle cessioni intracomunitarie, mentre per Rientrano automaticamente nel sistema VIES, invece, coloro che nel 2009 e nel 2010 hanno presentato i modelli Intrastat e la dichiarazione annuale Iva per l’anno 2009, l’inserimento nel sopracitato elenco avviene in modo automatico. Per gli enti non commerciali che intendono effettuare operazioni intracomunitarie è necessario barrare la casella C del quadro A del modello AA7. Per tutti gli altri soggetti già in attività, che intendano effettuare operazioni intracomunitarie, sarà necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate la dichiarazione di volontà ad effettuare tali operazioni, con la presentazione di un’istanza in carta libera. Entro 30 giorni dalla presentazione della dichiarazione l’operatore verrà inserito nel sistema VIES secondo la regola del silenzio assenso e da tale data potrà effettuare operazioni attive e passive con soggetti comunitari iscritti nel medesimo elenco.

La presentazione della suddetta istanza di inclusione nell'elenco VIES deve avvenire prima di porre in essere qualsiasi operazione di acquisto e/o vendita intracomunitarie e solo successivamente ai 30 giorni di silenzio-assenso dalla data di presentazione della domanda sopracitata, previa verifica dell'avvenuta inclusione nell'elenco VIES, il contribuente può effettuare operazioni attive e passive con soggetti comunitari.

Nei 30 giorni di silenzio assenso l’Agenzia delle Entrate, effettuate le sue opportune verifiche, può negare l’autorizzazione a effettuare operazioni intracomunitarie.

Per verificare in qualunque momento, anche dopo il periodo dei 30 giorni di silenzio assenso, se si è inseriti nell'elenco VIES o se gli operatori comunitari con i quali si effettuano scambi commerciali sono inseriti nell'elenco VIES, esistono due siti ove questo controllo può essere effettuato su tutte le partite IVA comunitarie:

1. il sito dell'Agenzia delle Entrate

2. il sito della Comunità Europea

La verifica del numero identificativo IVA digitato avviene attraverso il collegamento con i sistemi fiscali degli Stati membri. Non esiste, infatti, una base dati a livello comunitario ma per effettuare il controllo, le richieste sono inviate allo Stato membro selezionato che, per fornire la risposta, accede alla propria base dati nazionale.

Si segnala inoltre che i soggetti che successivamente all’inclusione nell’elenco VIES non intendano effettuare più comunicazioni in ambito comunitario e pertanto decidano di cancellarsi dal suddetto elenco possono presentare, sempre in forma libera, una richiesta di cancellazione dal suddetto elenco a seguito della non effettuazione di scambi con soggetti comunitari; la cancellazione è "consigliata" dall'Agenzia delle Entrate in quanto il contribuente si sottrae alla verifiche periodiche che la stessa effettua sui soggetti presenti nell'elenco, in pratica è consigliabile rimanere nell'elenco per non farsi sfuggire opportunità commerciali future che potrebbero essere vanificate dalla tempistica dell'iscrizione e della conseguente effettuazione dell'operazione.

Infatti a tal fine si segnala che l’Agenzia delle Entrate possa comunque effettuare controlli successivi ai fatidici 30 giorni di silenzio assenso e bloccare in ogni momento l’operatività a livello comunitario, infatti nei primi 6 mesi dall'inserimento nell'elenco gli uffici

Di seguito si può trovare uno schema riepilogativo utile ai soggetti che per la prima volta effettuano operazioni di acquisto o vendita a livello comunitario:

1)Devo effettuare operazioni intracomunitarie di acquisto o vendita ? Se rispondo SI passo al punto 2)

2)Sono iscritto nell’elenco VIES ? Se rispondo NO passo al punto 3) se rispondo SI passo al punto 4)

3)Invio l’istanza di richiesta di iscrizione nel registro VIES all’Agenzia delle Entrate e aspetto i 30 giorni del silenzio-assenso;

4)Dopo aver verificato di essere iscritto nel registro VIES posso effettuare le operazioni intracomunitarie di acquisto e vendita.

In caso di mancata richiesta preventiva dell’iscrizione nell’elenco VIES e dopo aver posto in essere operazioni intracomunitarie si rischia di dover pagare l’IVA due volte:

• in primo luogo nello stato estero, visto che non ci sono i presupposti per la non applicabilità, non essendo stati inseriti nell’elenco VIES ed inoltre è negato il rimborso perché l’operazione non è posta in essere nello stato estero;
• in secondo luogo in Italia, in quanto persiste lo status di soggetto passivo per la mancata iscrizione nell’elenco VIES.

A tale aggravio aggiungiamo le sanzioni generiche (specificate dall’art. 33 del DPR 633/72) per aver effettuato operazioni in assenza della specifica autorizzazione dell’Agenzia delle Entrate.

Ricordiamo che il VIES (VAT Information Exchange System) è un sistema di scambi automatici tra le amministrazioni finanziarie degli Stati membri dell'Unione Europea, la cui base giuridica è il Regolamento UE 904 /2010 - pdf (che ha sostituito il 7 ottobre 2010 il Regolamento CE 1798/2003 - pdf). Attivo dal 1 gennaio 1993, la finalità del VIES è il controllo delle transazioni commerciali in ambito comunitario e dei soggetti passivi IVA che le pongono in essere.

La base dati italiana è stata aggiornata a seguito dell’entrata in vigore dell’art. 27 del DL 78/2010 e dei relativi provvedimenti attuativi (provvedimenti del Direttore dell’Agenzia n. 188376 e n. 188381 del 29 dicembre 2010).

Si ricorda che un’operazione è intracomunitaria quando realizzata da un soggetto passivo IVA identificato in uno Stato membro dell'Unione Europea verso un soggetto passivo IVA identificato in un altro Stato membro dell'Unione Europea.

Gli operatori commerciali in ambito comunitario devono essere identificati da un codice IVA attribuito dalle rispettive amministrazioni nazionali.

Essi sono, pertanto, tenuti ad indicare sulle fatture di vendita il numero identificativo IVA della controparte. Tale numero deve essere formalmente corretto e corrispondere ad un operatore IVA esistente ed in attività.

Ogni Stato membro dell'Unione Europea ha un numero identificativo Iva con una propria struttura. Per struttura di un numero identificativo Iva si intende:

• il numero di caratteri che lo compongono;
• il tipo di caratteri (solo numerici, solo alfabetici ovvero entrambi);
• l'eventuale presenza nella sequenza dei caratteri di codici che identificano un'area geografica ovvero un ufficio fiscale nazionale di competenza ovvero una tipologia di operatore commerciale.

La tabella qui sotto ci aiuterà a capire se un numero identificativo Iva rispetta la struttura prevista dallo Stato membro che lo ha attribuito.

Legenda:

• 9 = carattere numerico
• A = carattere alfabetico
• X = carattere alfanumerico

Riferimenti normativi:

• Regolamento (Ue) n. 904/2010 del consiglio del 7/10/2010;
• Decreto Legge 30 agosto 1993 n. 331;
• Decreto Legge 78/2010;
• Art. 35 Dpr 633/72;
• Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 188376/2010;
• Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 188381/2010;
• Circolare Agenzia delle Entrate n. 39/E del 01/08/2011.