Per documentare gli acquisti di carburante, occorre utilizzare la scheda carburanti disciplinata dal Dpr 10 novembre 1997, n. 444. La scheda carburanti deve essere utilizzata per gli acquisti di carburanti per autotrazione (benzina, gasolio, gas metano, Gpl) effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione dai soggetti nell'esercizio di impresa, arte o professione.

 
Caratteristiche generali delle schede carburanti
 
Il D.P.R. n. 444 del 1997 ha innovato la normativa concernente il contenuto e le modalita' di compilazione e registrazione della scheda carburanti, senza alterarne le caratteristiche e la funzione finora assolta, consistente nella semplificazione dell'adempimento della fatturazione nel particolare settore della vendita di carburanti.
 
Tale particolare tipo di documentazione, infatti, continua a costituire una deroga al principio generale contenuto nel primo comma dell'articolo 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, secondo cui occorre  emettere una fattura per ogni operazione rilevante ai fini I.V.A.. Tanto si evince chiaramente dal secondo comma dell'articolo 1 del D.P.R. n. 444 del 1997, a norma del quale le annotazioni nella scheda carburante sono sostitutive della fattura.
 
ll terzo comma dell'articolo 1 del D.P.R. n. 444 del 1997, anzi, pone, nel caso considerato, piu' che un'ipotesi di esonero dalla stessa ai sensi dell'articolo 22 del citato D.P.R. n. 633 del 1972, un vero e proprio divieto di fatturazione, con l'esclusione di alcune eccezioni.
Ambito di applicazione della normativa
 
Per quanto attiene piu' specificamente all'ambito di applicazione della normativa sulla scheda carburante, si rileva che la stessa interessa gli acquisti di carburanti per autotrazione (benzina normale, benzina super, benzina verde, miscela di carburante e lubrificante, gasolio, gas metano, GPL) effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione dai soggetti I.V.A. nell'esercizio di impresa, arte o professione.
 
Restano, quindi, esclusi dalla disciplina della scheda carburanti, come del resto gia' avvenuto in passato, gli acquisti dei suddetti prodotti non effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione ovvero effettuati presso gli stessi impianti ma non destinati all'autotrazione (ad esempio i motori fissi) o dei quali tale destinazione non possa essere constatata all'atto dell'acquisto. Non sono interessate dalla disciplina in commento tutte le ipotesi di impossibilita' di certificazione degli acquisti di carburante per mancanza del personale addetto alla distribuzione: si pensi ai rifornimenti effettuati durante l'orario di chiusura, attraverso le attrezzature denominate "self service pre-pagamento".
 
Sono parimenti escluse dall'ambito di applicazione della normativa concernente la scheda carburanti, particolari contratti, in uso nel settore petrolifero, riconducibili alla procedura denominata "netting". Tale procedura consiste nella stipula di un contratto di somministrazione fra il gestore e la propria compagnia petrolifera di prodotti petroliferi, effettuati dal gestore direttamente all'utente che utilizza per il pagamento apposite "carte aziendali", e fatturate al medesimo utente del veicolo rifornito dalla compagnia petrolifera alla quale il gestore provvede a rifatturare l'operazione effettuata nei confronti del cliente.

Sono escluse dal particolare regime anche le cessioni di carburanti effettuate dagli esercenti gli impianti stradali di distribuzione nei confronti dello Stato, degli enti pubblici territoriali, degli istituti universitari e degli enti ospedalieri di assistenza e beneficenza, secondo quanto dispone espressamente l'articolo 6 del del D.P.R. n. 444 del 1997 . Nelle ipotesi predette di esclusione dall'obbligo di compilazione della scheda continua ad applicarsi la disciplina della fatturazione a richiesta del cliente. Nel caso di mancanza di personale che possa rilasciare il documento, possono essere utilizzati a tal fine, i buoni consegna emessi dalle attrezzature automatiche, da inviare ai gestori per l'adempimento in questione.
 
Si rammenta che ai sensi dell'articolo 1 del D.P.R. 21 dicembre 1996, n. 696, le cessioni di carburante e lubrificanti per autotrazione non sono soggette all'obbligo di certificazione dei corrispettivi tramite scontrino o ricevuta fiscale.

Si rileva altresì che un'ulteriore deroga alla disciplina della scheda carburante e' stata apportata dall'articolo 12 del D.L. 30 dicembre 1997, n. 457, convertito dalla legge 27 febbraio 1998, n. 30 a norma del quale gli esercenti impianti di distribuzione di carburante debbono rilasciare, in luogo della predetta scheda, la fattura per gli acquisti di oli da gas effettuati presso di loro, a richiesta degli autotrasportatori di cose per conto di terzi, iscritti all'albo di cui alla legge 6 giugno 1974, n. 298 e di quelli domiciliati e residenti negli Stati membri dell'Unione europea.

Istituzione della scheda carburante

 
L'articolo 2 del del D.P.R. n. 444 del 1997 detta le modalita' di istituzione della scheda carburanti. In particolare, i contribuenti che, avendone la facolta', intendano esercitare il diritto alla detrazione dell'I.V.A. assolta in occasione dell'acquisto del carburante o intendano documentare tale spesa agli effetti dell'applicazione dell'imposizione diretta, devono istituire una scheda conforme al modello allegato al del D.P.R. n. 444 del 1997 (n.d.r. in calce al presente articolo), per ciascun veicolo a motore utilizzato nell'esercizio dell'attivita' d'impresa, dell'arte o della professione, che risulti intestato all'ente, alla societa' o al titolare della ditta individuale o all'esercente l'arte o professione, ovvero posseduto a titolo, regolarmente documentato, di locazione finanziaria, noleggio, comodato e simili.

Nella scheda devono essere annotati gli estremi di individuazione del veicolo e cioe' la casa costruttrice, il modello e la targa o il numero del telaio o altri estremi identificativi del veicolo apposti dall'impresa costruttrice. Devono essere annotati, altresi', gli estremi di identificazione del soggetto I.V.A. che acquista il carburante e cioe' la ditta, nel caso di impresa individuale, la denominazione o ragione sociale nel caso di impresa collettiva, il cognome e il nome per gli esercenti arti e professioni, nonche' il domicilio fiscale, il numero di partita I.V.A. e, per i soggetti domiciliati all'estero, l'ubicazione della stabile organizzazione in Italia. ati all'estero, l'ubicazione della stabile organizzazione in Italia.
 
Nel caso di soggetti residenti all'estero che hanno nominato il rappresentante fiscale in Italia, ai sensi del secondo comma dell'articolo 17 del D.P.R. n. 633 del 1972, la scheda carburante deve evidenziare gli estremi di individuazione del veicolo sopra elencati ed i dati identificativi sia del soggetto residente all'estero, sia del rappresentante residente nel territorio dello Stato.
 
Per motivi di semplificazione degli adempimenti contabili, il secondo comma dell'articolo 2 del D.P.R. n. 444 del 1997 consente che i predetti dati di individuazione del veicolo e del soggetto passivo vengano indicati anche a mezzo di apposito timbro. L'adempimento dell'istituzione della scheda carburante deve ritenersi correttamente assolto qualora il documento sia nella sostanza conforme al modello allegato al D.P.R. n. 444 del 1997 .
 
Deve contenere, cioe', tutti gli elementi e le indicazioni ivi previste anche se, formalmente, potra' contenere altri dati, assumere altre forme o dimensioni diverse a seconda delle esigenze dell'utilizzatore.
 
Per quanto concerne il periodo di riferimento del documento in esame, si fa presente che l'articolo 2, comma 1, del D.P.R. n. 444 del 1997 prevede, oltre ad una scheda in cui rilevare gli acquisti mensili di carburante, come avvenuto in passato, anche una scheda trimestrale per i contribuenti che adottano tale cadenza periodica di liquidazione del tributo. In merito a tale ultimo punto si fa presente che non esiste nel dettato normativo una diretta correlazione tra le schede e il periodo di liquidazione. Di conseguenza, la scelta della scheda carburante e' libera nel senso che nulla vieta ad esempio che i contribuenti trimestrali possano utilizzare le schede mensili. Del pari, la scelta del tipo di documentazione va effettuata di fatto scegliendo cioe' l'una o l'altra tipologia di scheda senza che sia necessario osservare particolari formalita' (opzioni o comunicazioni agli Uffici finanziari).
 
Compilazione della scheda carburante
 
L'articolo 3 del D.P.R. n. 444 del 1997 pone a carico dell'addetto alla distribuzione del carburante - ai fini di una sua maggiore responsabilizzazione - e non piu' a carico dell'acquirente del carburante, come avveniva per il passato, l'obbligo di indicare nella scheda carburante, all'atto di ogni rifornimento, i seguenti elementi:
  • la data del rifornimento;
  • l'ammontare del corrispettivo totale corrisposto, al lordo della relativa imposta sul valore aggiunto;
  • gli estremi identificativi dell'esercente l'impianto di distribuzione (denominazione o ragione sociale se soggetto collettivo, ovvero ditta o cognome e nome se persona fisica), apposti utilizzando anche un apposito timbro;
  • l'ubicazione dell'impianto di distribuzione del carburante.

L'addetto alla distribuzione di carburante, previo accertamento della corrispondenza della scheda al veicolo da rifornire, deve apporre la propria firma per convalida della regolarita' dell'operazione d'acquisto.

Si evidenzia che, per motivi di semplificazione degli adempimenti contabili, non e' piu' obbligatoria l'indicazione del numero progressivo dell'annotazione ne' quella del tipo e della quantita' del carburante erogato, trattandosi di elementi ritenuti dal legislatore delegato scarsamente rilevanti ai fini dei controlli fiscali.

 
Registrazione della scheda carburante
 
Ai fini dell'annotazione della scheda carburante nei registri previsti dalla vigente normativa in materia di imposta sul valore aggiunto, si rileva che non sono intervenute modifiche sostanziali rispetto alla disciplina anteriore all'entrata in vigore del decreto del Presidente della Repubblica n. 444 del 1997.
 
Per quanto concerne la registrazione delle operazioni di vendita dei carburanti, i gestori dovranno annotare, ai sensi dell'articolo 24 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, l'ammontare globale dei corrispettivi entro il giorno non festivo successivo a quello in cui le operazioni sono state effettuate e con riferimento a tale giorno.
 
I soggetti d'imposta acquirenti, a norma dell'articolo 4 del D.P.R. n. 444 del 1997 devono annotare distintamente nel registro degli acquisti ciascuna scheda mensile o trimestrale numerata seguendo la progressione numerica del registro medesimo. Dalla registrazione devono risultare il mese o il trimestre ed il veicolo cui si riferisce la scheda, il numero come sopra ad essa attribuito, l'ammontare complessivo delle operazioni ovvero, nelle ipotesi di detraibilita' dell'imposta afferente l'acquisto del carburante, l'ammontare imponibile complessivo determinato diminuendo il totale mensile o trimestrale risultante dalla scheda, della percentuale di cui al quarto comma dell'articolo 27 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, e l'ammontare della relativa imposta detraibile calcolato mediante l'applicazione dell'aliquota all'imponibile scorporato. Puo', naturalmente, essere applicato, in alternativa, il metodo di calcolo dell'imponibile previsto dalla seconda parte del quarto comma del medesimo articolo 27. Per le operazioni non imponibili, deve essere indicato, in luogo dell'ammontare dell'imposta, il titolo di inapplicabilita' di essa e la relativa norma. Tornano applicabili le disposizioni contenute nel decreto del Ministro delle finanze 11 agosto 1975 e le relative istruzioni gia' impartite in merito alle registrazioni effettuate mediante l'utilizzo di macchine-elettrocontabili. Sono altresì applicabili le modalita' di registrazione di cui all'articolo 7 del decreto legislativo 10 giugno 1994, convertito, con modificazioni, dalla n. 357 legge 8 agosto 1994, n. 489 secondo il quale, a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici e' considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio corrente allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza.
 
Si fa presente, altresi', che l'articolo 6, comma 7, del decreto del Presidente della Repubblica 9 dicembre 1996, n. 695 dispone che non sussiste, ai fini dell'imposta sul valore aggiunto, l'obbligo di annotare le fatture e le bollette doganali relative ad acquisti ed importazioni per i quali ricorrono le condizioni di indetraibilita' dell'imposta stabilita dal secondo comma dell'articolo 19 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, (attualmente dall'articolo 19 bis-1 del medesimo decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972). Attesa la funzione della scheda carburante di documento sostitutivo della fattura e ricorrendo la medesima ragione giustificativa, si ritiene che l'esonero dall'obbligo di registrazione sussista anche nel caso delle schede carburanti, qualora l'imposta relativa agli acquisti da esse documentati non sia detraibile.
 
L'ultimo periodo dell'articolo 4 del D.P.R. n. 444 del 1997 dispone che, prima della registrazione, l'intestatario del mezzo di trasporto utilizzato nell'esercizio d'impresa annota sulla scheda il numero dei chilometri rilevabile, alla fine del mese o del trimestre, dall'apposito dispositivo contachilometri esistente nel veicolo, non quello dei chilometri percorsi nello stesso periodo. La disposizione, ispirata a motivi di cautela fiscale, e' diretta a facilitare l'accertamento del consumo del veicolo in rapporto ai chilometri percorsi, allo scopo di evitare artificiose ricostruzioni postume del contenuto della scheda (tale obbligo sussiste solo per gli imprenditori, in quanto non è previsto per gli esercenti arti e professioni).

La mancata indicazione nel documento degli elementi obbligatori mette in dubbio l'inerenza della spesa all'attività imprenditoriale.

Va da se' che in assenza dell'apposito dispositivo (ad esempio natanti di modeste dimensioni adibiti alla pesca e all'acquacoltura) che misuri i chilometri percorsi, il disposto normativo predetto potra' ritenersi osservato con l'indicazione sulla scheda carburanti delle ore di moto a cura degli utenti e con altro analogo dispositivo presente sul veicolo che consenta di ricostruire in modo oggettivo l'impiego del mezzo di trasporto (ad esempio contaore).
 
Conservazione delle schede carburante
 
L'articolo 5 del decreto del Presidente della Repubblica n. 444 del 1997 prescrive l'obbligo di conservazione delle schede in discorso mediante un rinvio alle disposizioni generali contenute nell'articolo 39 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, che regolamenta le modalita' ed i termini di conservazione delle scritture contabili e dei documenti rilevanti ai fini tributari rinviando, a sua volta, all'articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600. Si precisa, inoltre, che le schede in questione non sono soggette alle formalita' della preventiva numerazione e bollatura.
 

Dipendenti che utilizzano la propria autovettura per conto del datore di lavoro

Con la circolare ministeriale 13 luglio 1977, n. 39, si è chiarito che per quanto concerne gli acquisti di carburanti fatti da dipendenti di soggetti d'imposta che utilizzano la propria autovettura per conto del datore di lavoro, la scheda carburante deve contenere gli estremi di individuazione del veicolo ed i dati identificativi del dipendente intestatario del veicolo medesimo e dell'impresa soggetto d'imposta. Si precisa che l'indicazione dei chilometri percorsi va riferita esclusivamente ai consumi afferenti l'attivita' d'impresa.

Acquisto di carburante esclusivamente mediante carte di credito

L’articolo 7, comma 2, lettera p), del D.L. 13 maggio 2011, n. 70 (c.d. Decreto sviluppo) - convertito con legge del 12 luglio 2011, n. 106 - ha aggiunto il comma 3-bis all’articolo 1 del richiamato D.P.R. n. 444 del 1997, prevedendo che “In deroga a quanto stabilito al comma 1, i soggetti all'imposta sul valore aggiunto che effettuano gli acquisti di carburante esclusivamente mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate emesse da operatori finanziari soggetti all’obbligo di comunicazione previsto dall’articolo 7, sesto  comma, del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 605, non sono soggetti all’obbligo di tenuta della scheda carburante previsto dal presente regolamento”.

Le  modifiche normative introdotte dal decreto sviluppo in materia di scheda carburante rappresentano un sistema documentale alternativo rispetto alla disciplina prevista dal D.P.R. n. 444 del 1997 che, dunque, continua ad operare per quanti, non intendendo provvedere all’acquisto di carburante mediante strumenti di pagamento elettronico, vogliano comunque procedere alla detrazione dell’IVA assolta sugli acquisti e alla deduzione del costo di acquisto ai fini delle imposte sui redditi.

La norma esonera  dall’obbligo della scheda carburante solo coloro che effettuano gli acquisti di carburante esclusivamente mediante carte di credito, carte di debito o carte prepagate.

Ne consegue che i soggetti che effettuano i pagamenti anche mediante mezzi diversi (es. contanti) sono tenuti all’adozione della scheda carburante per tutti gli acquisti di carburante effettuati nel periodo d’imposta. I due sistemi di certificazione risultano tra loro alternativi: anche alla luce delle finalità di semplificazione che il legislatore ha  inteso perseguire, deve ritenersi che la scelta dell’uno o dell’altro sistema di documentazione possa essere riferita al soggetto d’imposta - esercente attività  imprenditoriale, artistica o professionale - in modo unitario. In altri termini, la modalità di documentazione delle operazioni di acquisto di carburanti per autotrazione riferite  ad un medesimo soggetto d’imposta deve essere unica, essendo a tale fine irrilevante l’eventuale presenza di più veicoli utilizzati nello svolgimento dell’attività.
Non è necessario che  la  carta  elettronica  sia  utilizzata  esclusivamente  per l’acquisto  di  carburante,  potendo  il  medesimo  mezzo  di  pagamento  essere  utilizzato
anche per effettuare altri acquisti.

Naturalmente, se contestualmente all’acquisto di carburante vengono effettuati anche acquisti di beni/servizi di diverso genere, è necessario che l’acquisto di carburante avvenga mediante una transazione distinta, al fine di consentirne la separata individuazione.

Inoltre, considerato che le persone fisiche esercenti arti e professioni e gli imprenditori individuali non sono obbligati, in via generale, alla tenuta di conti correnti bancari o postali “dedicati” all’attività svolta, la carta utilizzata per l’acquisto di carburante non è necessario che sia utilizzata esclusivamente per gli acquisti relativi all’attività d’impresa o artistica o professionale.

Facsimile scheda carburante

Allegato al Decreto del Presidente della Repubblica del 10 novembre 1997 n. 444

In vigore dal 7 gennaio 1998 - con effetto dal 1 marzo 1998

Modello di scheda

(art. 1, comma 1)

Mese ...................................
Anno ............... Periodo:........
Trimestre .............................

ACQUISTI DI CARBURANTE PER AUTOTRAZIONE

(D.P.R. .........................)

Effettuati da

Domicilio fiscale .......................... Partita IVA n. .........

(via, numero e localita')

Veicolo a motore ....................... km .........................

(n. di targa o di telaio) ..................................(alla fine del mese o del trimestre).................................
===============================================================================
Spazio riservato all'esercente l'impianto di distribuzione
_____________________________________________________________________

Data del carburante Prezzo del rifornimento Ditta, denominazione, ragione sociale o cognome e nome del distributore Ubicazione dell'impianto Firma
         
         
         
         

 

Riferimenti normativi:

  • Legge 21 febbraio 1977 n. 31;
  • Circolare del 13-07-1977 n. 39 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 22-07-1977 n. 362872 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 26-07-1977 n. 362907 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 14-09-1977 n. 363142 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 19-12-1977 n. 363799 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 24-02-1978 n. 363567 - Min. Finanze - Tasse e Imposte Indirette sugli Affari;
  • Risoluzione del 15-01-1996 n. 17 - Min. Finanze - Dip. Entrate Aff. Giuridici Serv. VI;
  • Articolo 3, comma 137, lettera d) della legge 23 dicembre 1996 n. 662;
  • Articolo 2 della legge 21 febbraio 1997, n. 31;
  • D.P.R. n. 444 del 10 novembre 1997;
  • Circolare del 12-08-1998 n. 205 - Min. Finanze - Dip. Entrate Aff. Giuridici Serv. VI;
  • Comunicato Stampa del 09-11-2012 n. 141 - Agenzia delle Entrate - Ufficio Stampa;
  • Circolare del 09-11-2012 n. 42 - Agenzia delle Entrate - Direzione Centrale Normativa;

 

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